Operations & Office Support Manager (m/w/d)
Stuttgart Instruments ist ein Deep-Tech-Unternehmen aus Baden-Württemberg, gegründet 2017 als Spin-off der Universität Stuttgart, mit rund 15 Mitarbeitenden. Wir entwickeln ultraschnelle, durchstimmbare Infrarotlasersysteme für Anwendungen in Wissenschaft und Industrie – von Spektroskopie über Nano- und Materialforschung bis hin zu bildgebenden Verfahren.
Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine strukturierte Persönlichkeit, die Auftragsabwicklung, Logistik, Reise- und Office-Organisation sowie den Aufbau schlanker Prozesse unterstützt.
Aufgaben
- Unterstützung der Auftragsabwicklung vom Auftragseingang bis zur Auslieferung
- Pflege und Nachverfolgung von Auftrags-, Liefer- und Kundendokumenten
- Organisation von Versand, Verpackung, Spedition, Zoll- und Exportunterlagen
- Reiseplanung und organisatorischer Support für Messen, Installationen und Serviceeinsätze
- Vorbereitung und Nachbereitung von Messen, Kundenbesuchen und internen Terminen
- Abstimmung mit Vertrieb, Produktion, Einkauf, Buchhaltung und Service zu offenen Punkten
- Unterstützung bei Einkauf, Rechnungsprüfung, Ablage und allgemeiner Büroorganisation
- Pflege von Checklisten, Vorlagen und internen Prozessstandards
- Mitwirkung beim Aufbau von Prozess- und Dokumentationsstrukturen in Richtung QMS/ISO 9001
Profil
- Kaufmännische oder technische Ausbildung, Studium oder vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung in Assistenz, Office Management, Auftragsabwicklung, Logistik oder Operations
- Sehr strukturierte, zuverlässige und eigenständige Arbeitsweise
- Freude an Organisation, Nachverfolgung und administrativem Support
- Sicherer Umgang mit Office-Anwendungen; ERP-/CRM-Erfahrung von Vorteil
- Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Sorgfalt bei Dokumenten, Terminen, Export- und Kundendaten
- Kommunikationsstärke, Hands-on-Mentalität und Interesse an High-Tech-Produkten
Unser Angebot
- Zentrale Rolle beim Aufbau professioneller Operations- und Supportstrukturen
- Breites Aufgabenfeld zwischen Office, Auftragsabwicklung, Logistik und Prozessen
- Enge Zusammenarbeit mit Geschäftsführung, Vertrieb, Produktion, Einkauf, Buchhaltung und Service
- Direkter Einfluss auf Lieferfähigkeit, Kundenzufriedenheit und interne Abläufe
- Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
- Moderne Arbeitsumgebung und spannende High-Tech-Anwendungen
- Faire Vergütung und langfristige Perspektive
Arbeitsort ist Stuttgart Vaihingen in sehr gut erreichbarer Lage.
Bewerbung
Wir freuen uns auf deine Bewerbung mit Lebenslauf und Gehaltsvorstellung per E-Mail an
[email protected]
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