Management Assistant (m/w/d)

Deine Mission:

Du bist das organisatorische Herzstück und die gute Seele unseres Teams. Du unterstützt die Geschäftsführung und die Führungskräfte in administrativen sowie organisatorischen Belangen und sorgst für einen reibungslosen Ablauf im Alltag. Dabei bringst du eigene Ideen, ein starkes Selbstmanagement und ein Talent für die Organisation komplexer Sachverhalte mit. Deine Rolle ist vielfältig und entscheidend für unsere Effizienz und unseren Erfolg.

Deine Aufgaben:

• Unterstützung des Teams:  Du bist die erste Anlaufstelle des Teams in organisatorischen und administrativen Fragen. Damit stellst du einen reibungslosen Ablauf in Themen wie Zeiterfassung, Reisekosten und Abrechnung sicher.
• Vorbereitung von Unterlagen:  Mit einem Blick fürs Detail und einem Händchen für Gestaltung hilfst du uns, Präsentationen und Dokumente für (potentielle) Kunden vorzubereiten.Â
• Support der Buchhaltung:  Unsere externe Buchhaltung unterstützt du durch vorbereitende Tätigkeiten wie Kategorisierung von Belegen, Abstimmungen zwischen Buchhaltung und Team oder Klärung von Rückfragen.
• Planung von Events:  Mit eigenen Ideen und Kreativität planst du unsere regelmäßigen Teamtreffen und bereitest sie vor - selbstverständlich bist du als Teil des Teams auch stets dabei!
• Verbesserung & eigene Projekte: Als Startup befinden wir uns ständig im Wandel. Als Management Assistant bekommst du als Erste:r mit, was gut läuft - und was nicht. Daher freuen wir uns, wenn du deine eigenen Ideen zur Verbesserung einbringst und mit uns gemeinsam umsetzt.

Dein Profil:

• Motivation & Arbeitsweise: Du bringst Motivation, Eigenorganisation und die Bereitschaft mit, dich in neue Themen einzuarbeiten.
• Organisatorische Fähigkeiten: Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte, eigenverantwortliche Arbeitsweise.
• Eigenständigkeit & Proaktivität : unsere Remote First Organisation basiert auf gegenseitigem Vertrauen und Selbstorganisation - daher ist für uns eine eigenständige, proaktive Arbeitsweise wichtig.
• Kommunikation & Team: Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeiten.
  IT-Kenntnisse: Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen, Kenntnisse in Buchhaltungssoftware wie sevDesk sind von Vorteil.
• Persönlichkeit: Absolute Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Berufserfahrung: Erste Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position ist von Vorteil.

Was wir dir bieten:

• Zukunft gestalten:  Ein  dynamisches Arbeitsumfeld  in einem wachsenden, innovativen Unternehmen – mit Raum für deine Ideen und echten Impact.
• Flexibilität & Selbstbestimmung:  Moderne Arbeitsmodelle  mit flexiblen Arbeitszeiten und -orten – wir geben dir vertrauensbasierte Freiheit zur individuellen Ausgestaltung.
• Moderne Kultur:  Eine  offene, kollegiale Unternehmenskultur, die Teamgeist und Eigeninitiative fördert.
• Top-Ausstattung:  State-of-the-Art-Technologie  und Tools, die dein Arbeiten effizient und angenehm machen.
• Attraktives Paket: Wettbewerbsfähige Vergütung mit transparenten, öffentlichen Gehaltsbändern sowie ein umfassendes Benefits-Paket – von Gesundheitsangeboten über Mobilität bis zu mobilen Arbeitsmöglichkeiten.
• Weiterentwicklung: Individuelle Wachstumschancen durch gezielte Weiterbildungen und Zertifizierungen.
• Gesellschaftliche Verantwortung : In allen Aspekten unseres Unternehmens berücksichtigen wir die verantwortliche Rolle, die wir in der Gesellschaft und unserem Umfeld spielen.

Wir möchten allen Bewerber:innen den gleichberechtigten Zugang zu dieser Stelle ermöglichen und setzen uns aktiv für die Vereinbarkeit von Beruf und Familie ein. Konkret bedeutet das:

• Wir leben Vertrauensarbeitszeit - Die Erledigung deiner Aufgaben kannst du eigenverantwortlich und flexibel planen. Abgesehen von vereinbarten Terminen gibt es bei uns keine vorgeschriebene Arbeitszeit.
• Für den Arbeitsort gilt bei uns mobiles Arbeiten - das bedeutet, dass du von einem beliebigen inländischen Ort arbeiten kannst. Da gerade bei dieser Rolle eine enge Abstimmung mit der Geschäftsführung essentiell ist würden wir uns jedoch freuen, dich alle 2-3 Wochen in unserem Büro in Stuttgart zu begrüßen. Den Zeitpunkt des Treffens legen wir selbstverständlich gemeinsam fest.
• In allen organisatorischen Fragen laden wir dich ein, durch aktives Feedback das Unternehmen mitzugestalten. Du siehst Hürden bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie? Sprich sie aktiv an!