Sachbearbeitung Finanzen und Assistenz der Hausleitung

Sachbearbeitung Finanzen und Assistenz der Hausleitung (m/w/d)

Teilzeit 50 %

Für das Wohnheim der Stiftung Marienheim suchen wir eine zuverlässige und kommunikative Persönlichkeit, die die Hausleitung im kaufmännischen Bereich unterstützt und zugleich Freude am Kontakt mit den Bewohnerinnen hat.

Der Schwerpunkt der Stelle liegt auf der kaufmännischen Sachbearbeitung und der Zusammenarbeit mit der externen Buchhaltung. Daneben übernehmen Sie organisatorische und administrative Aufgaben im laufenden Betrieb.

Ihre Aufgaben

Kaufmännische Sachbearbeitung / Finanzen

• Prüfung und Vorbereitung von Rechnungen zur Zahlungsanweisung
• digitale Belegbearbeitung und Zuordnung von Belegen zu Zahlungsvorgängen
• Zusammenstellung und Weiterleitung der Unterlagen an die externe Buchhaltung
• Abstimmung und Zusammenarbeit mit der externen Buchhaltung
• Überwachung von Mieteingängen, Kautionen und Ratenzahlungen
• Bearbeitung offener Forderungen und Zahlungsdifferenzen

Die Finanzbuchhaltung wird derzeit ausgelagert. Künftig werden sowohl die laufende Finanzbuchhaltung als auch der Jahresabschluss extern übernommen.

Parallel erfolgt die Umstellung auf DATEV Unternehmen online. Der Mieteinzug wird übergangsweise voraussichtlich weiterhin über Lexware abgewickelt.

Assistenz der Hausleitung

• Unterstützung der Hausleitung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben
• Ansprechperson für Bewohnerinnen und Bewerberinnen
• Bearbeitung von Telefon-, E-Mail- und sonstigen Anfragen
• Aufnahme und Weiterleitung von Reparatur- und Servicemeldungen
• Unterstützung bei Ein- und Auszügen sowie Zimmerübergaben und -abnahmen
• allgemeine Verwaltungsaufgaben und Postbearbeitung
• Übernahme abgestimmter laufender Aufgaben bei Abwesenheit der Hausleitung

Ihr Profil

• abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung in der kaufmännischen Sachbearbeitung oder Verwaltung
• gutes Zahlenverständnis und sicherer Umgang mit kaufmännischen Abläufen
• selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• Organisationsgeschick und Zuverlässigkeit
• freundliches und professionelles Auftreten sowie Freude am Umgang mit Menschen
• Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit
• routinierter Umgang mit MS Office, insbesondere Word und Excel
• Kenntnisse in DATEV Unternehmen online sowie Grundkenntnisse in Lexware für den übergangsweise noch dort abgewickelten Mieteinzug
• gute Deutschkenntnisse sowie Englischkenntnisse für die Kommunikation mit unseren internationalen Bewohnerinnen

Wir bieten

• Teilzeitstelle mit 50 %
• Vergütung nach AVR Caritas ab 2027
• Eingruppierung zwischen EG 6 und EG 8, abhängig von Qualifikation und Erfahrung
• 30 Tage Jahresurlaub
• Heiligabend und Silvester arbeitsfrei
• flexible Arbeitszeitgestaltung
• Homeoffice nach Absprache teilweise möglich
• wahlweise Zuschuss zum ÖPNV-Ticket oder kostenlose Parkmöglichkeit
• ein vielseitiges Aufgabengebiet mit eigenständigem Arbeiten
• einen Arbeitsplatz in einem internationalen und lebendigen Umfeld