Sachbearbeitung (m/w/d) im Büro der Direktion

Die Landeszentrale für politische Bildung Baden-Württemberg (LpB) hat die Aufgabe, die politische Bildung auf überparteilicher Grundlage zu fördern und zu vertiefen. Als Einrichtung des Landes ist sie im Geschäftsbereich des Landtags von Baden-Württemberg angesiedelt. Die LpB arbeitet auf überparteilicher Grundlage und ist den Grundsätzen der politischen Bildung verpflichtet, wie sie im „Beutelsbacher Konsens“ formuliert sind.

Die Institution mit etwa 140 Mitarbeitenden an sechs Standorten im Land wird von der Direktion mit Sitz in Stuttgart geleitet. Für das Büro der Direktion suchen wir zum frühestmöglichen Zeitpunkt eine Person für die

Sachbearbeitung (m/w/d) in E 8 TV-L

Das Beschäftigungsverhältnis in Teilzeit (75 %) ist unbefristet. Es besteht die Möglichkeit zur Aufstockung der Arbeitszeit auf Vollzeit (100 %). Die Stelle ist nicht teilbar.

Vorbehaltlich einer endgültigen Abgrenzung des Aufgabenbereichs umfasst das Aufgabenspektrum insbesondere folgende Tätigkeiten:

• Organisatorische und administrative Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Sitzungen und Veranstaltungen sowie Einladungsmanagement, Raumplanung und Bewirtung
• Kommunikation mit Gremien und Partnereinrichtungen aus den Bereichen Politik, Behörden, Bildung und Wissenschaft
• Terminkoordination, Führung des Terminkalenders und der Wiedervorlagen
• Unterstützung der Direktion bei Schriftverkehr, Versandaktionen, Ablage und Archivierung
• Erledigung und Koordinierung von vertraulichen Auftragsarbeiten
• Empfang und Betreuung von Gästen
• Verwaltung und Bewirtschaftung der Haushaltsmittel der Direktion (Finanzplanung, Haushaltsüberwachung, Abrechnung von Veranstaltungen und Ausgaben der Direktion, Prüfung und Bearbeitung von Rechnungen)
• Gesamtabwicklung des Gemeinschaftskundepreises der LpB
• Bearbeitung und Verteilung der Eingangspost der LpB
• Abonnementverwaltung der LpB
• Arbeiten in der E-Akte sowie Scan- und Registraturtätigkeiten in der E-Akte

Für diese vielseitigen und verantwortungsvollen Aufgaben suchen wir eine engagierte Person, die sorgfältig, eigenständig und umsichtig arbeitet und gerne im Team tätig ist. Erwartet werden gute Kommunikationsfähigkeit, organisatorisches Denken und Interesse an Aufgaben und Abläufen der LpB. Der souveräne Umgang mit moderner Bürosoftware, mit IT-gestützten Prozessen und wenn möglich der E-Akte werden vorausgesetzt.

Erforderlich ist eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte (m/w/d) oder als Kauffrau/-mann für Bürokommunikation bzw. eine vergleichbare Qualifikation im kaufmännischen oder betriebswirtschaftlichen Bereich. Zudem wird eine einschlägige Berufserfahrung erwartet.

Das Arbeitsverhältnis richtet sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L). Die Eingruppierung erfolgt nach E 8 TV-L. Dienstsitz ist Stuttgart.

Wir bieten flexible Arbeitszeiten, das Job-Ticket BW sowie gute Fortbildungsmöglichkeiten. Beschäftigte erhalten außerdem eine Jahressonderzahlung, Betriebsrente (VBL) und vermögenswirksame Leistungen.

Im Hinblick auf die Zielsetzung des Chancengleichheitsplans der LpB sind Bewerbungen von Frauen besonders erwünscht.
Menschen mit Behinderungen werden bei entsprechender Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Vielfalt ist uns ein Anliegen. Wir begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion bzw. Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Identität.

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