Sachbearbeiter:In in Teilzeit als Assistenz der kaufmännischen Leitung (m/w/d)

Deine Aufgaben bei uns

Sei das Organisationstalent hinter den Zahlen – Assistenz der kaufmännischen Leitung in Teilzeit gesucht!

Du liebst es, wenn Prozesse rund laufen, Zahlen Sinn ergeben und kein Dokument ohne Struktur bleibt? Dann bist Du bei uns genau richtig! Wir suchen Dich als zuverlässige und engagierte Unterstützung für unsere kaufmännische Leitung – in einer vielseitigen Position mit Verantwortung, Herz und Köpfchen.

In dieser Schlüsselrolle hältst Du unserer kaufmännischen Leitung den Rücken frei, sorgst für Ordnung im administrativen Alltag und bringst Dein Organisationstalent dort ein, wo es zählt: in der Buchhaltung, Personalverwaltung und internen Kommunikation.

Was Dich bei uns erwartet

Zahlen mit Sinn:

• Du unterstützt in der Finanzbuchhaltung und Abrechnung.

• Du überwachst Reklamationen, kontrollierst Zahlungseingänge und erstellst Rechnungen.

• Du arbeitest an Monats- und Jahresabschlüssen mit und bereitest Statistiken sowie den Zahlungsverkehr vor.

• Du vertrittst bei Bedarf in der Rechnungsprüfung und Kontierung laufender Geschäftsvorfälle.

Struktur in der Verwaltung:

• Du verwaltest Verträge und pflegst Personalakten.

• Du erstellst Bescheinigungen, Arbeitsverträge, Zusatzvereinbarungen und arbeitest an Kündigungen mit.

• Du unterstützt bei Zeugniserstellungen sowie bei Abmahnungen.

• Du prüfst und überwachst Lohn- und Gehaltsabrechnungen in Zusammenarbeit mit unserer externen Lohnbuchhaltung.

Organisation & Kommunikation:

• Du beantwortest interne und externe Anfragen kompetent und freundlich.

• Du unterstützt im Bewerbermanagement und koordinierst administrative Abläufe.

• Du bist zentrale:r Ansprechpartner:in für Mieter, Vermieter, Dienstleister und Handwerker.

• Du behältst den Überblick über Termine, Abläufe und Prozesse – auch in turbulenten Zeiten.

Was Du mitbringst

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung in der Finanzbuchhaltung und/oder Personalverwaltung wünschenswert
• Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Excel und Outlook)
• Idealerweise Kenntnisse in Buchhaltungssoftware oder CRM-Systemen (z. B. DATEV, onOffice, personio)
• Hohes Maß an Diskretion, Genauigkeit und Zuverlässigkeit
• Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise – Du denkst mit und handelst vorausschauend
• Kommunikationsstärke im persönlichen, schriftlichen und telefonischen Kontakt
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Unsere Benefits für Dich

• Firmen-Laptop & iPhone – auch zur privaten Nutzung
• Mitgliedschaft im WellPass-Fitnessnetzwerk
• Monatliche Massagen im Office
• Regelmäßige Team-Events & Weiterbildungen
• Strukturiertes Onboarding – damit Du von Anfang an sicher durchstarten kannst
• Kostenloses Deutschlandticket

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Über uns

Bei Giese Immobilien in Stuttgart-Degerloch sind wir seit Jahren eine feste Größe in der Immobilienbranche. Unser Team besteht aus motivierten Profis, die mit Leidenschaft und Know-how individuelle Wohnträume wahr werden lassen. Wir setzen auf Innovation, Teamgeist und eine starke Marke, um unseren Kunden den besten Service zu bieten. Wenn du Lust hast, in einem dynamischen Umfeld durchzustarten und gemeinsam mit uns zu wachsen, bist du bei uns genau richtig!