Assistenz / Referent (m/w/d) VP HR

Location: Stuttgart, Germany We say HI Human Intelligence – Herzlich willkommen im Team Thales!Thales ist ein weltweit führender Anbieter von Spitzentechnologien für die Bereiche Verteidigung, Luft- und Raumfahrt sowie Cyber Security und Digital Identity.

Say HI* – zu Ihrer Karriere als

Assistenz / Referent VP HR (m/w/d)

Am Standort Ditzingen #LI-HYBRID (Ref. Nr. R0341368)

Ihre Mission In dieser Funktion verantworten Sie diverse administrative und organisatorische Vorgänge sowie die inhaltliche Vorbereitung von Terminen, Veranstaltungen in Unterstützung der Funktion VP HR. Hierzu zählt auch die inhaltliche Vorbereitung interner Gremien und die Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Audits.

• Durchführung administrativer Aufgaben wie Termin- und Reiseplanung, inhaltliche Vor- und Nachbereitung von Terminen, Anlegen von Spesenabrechnungen
• Eigenständige Aufbereitung und Strukturierung von Informationen mit Darstellung in Tools wie PowerPoint und Excel
• Bearbeitung diverser Projekte und Aufgabenstellungen im Auftrag des VP HR in Zusammenarbeit mit den HR-internen Centers of Excellence, Business Partnern und dem Betriebsrat
• Erfassung, Konsolidierung und Aufbereitung zentraler Themen und KPIs aus den unterschiedlichen HR-Teams, insbesondere zur Vorbereitung von Gremien
• Begleitung bei der Ausgestaltung der HR-Vision und -Strategie
• Koordinierung der Veröffentlichung personeller und organisationaler Änderungen im Thales Deutschland Intranet in Kooperation mit den betroffenen Bereichen, HR Business Partnern sowie der Unternehmenskommunikation
• Funktion als Ansprechpartner für HR-Prozesse im Rahmen des Managementsystems für Qualitätsmanagement: Vorbereitung und Durchführung interner und externer Zertifizierungsaudits zu HR-Prozessen, Pflege und Weiterentwicklung der funktions- und standortübergreifend einheitlich gültigen HR-Prozesse und Dokumente, inklusive Durchführung von Schulungs- und Sensibilisierungsmaßnahmen
• Unterstützung bei der HR-Kostenstellenplanung in Abstimmung mit dem VP HR, HR-Leitungsteam, Finance und Controlling wie auch externen Dienstleistern: Budget- und Forecast-Planung, Ist-Erfassung sowie Abweichungsanalysen unter Anwendung gängiger Tools für Planungs-, Analyse- und Reportingprozesse

Darauf freuen wir uns

• Abgeschlossenes Studium im Bereich Wirtschaftswissenschaften, BWL, kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung als Assistenz von Vorteil, idealerweise auf hoher Leitungsebene
• Erfahrung im Bereich der Unternehmensberatung ist von Vorteil
• Fundierte Kenntnisse in MS Office Anwendungen, insbesondere in PowerPoint und Excel
• Starke Affinität für organisatorische Aufgaben wie Terminkoordination, Vor- und Nachbereitungen und Stakeholderalignment
• Begeisterung für HR, Transformation und Daten
• Analytische und strukturierte Denk- und Arbeitsweise, Hands-On Mentalität und herausragende Kommunikationsfähigkeiten
• Ausgeprägte Kommunikationsstärke, souveränes Vertreten von Interessen und Prioritäten der VP HR
• Hohes Maß an Eigeninitiative und Selbstmotivation, Flexibilität
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Thales investiert jährlich mehr als 4,5 Milliarden Euro in Forschung und Entwicklung in Schlüsseltechnologien wie künstliche Intelligenz, Cybersicherheit, Quanten- und Cloud-Technologien. Im Jahr 2025 erwirtschaftete die Gruppe einen Umsatz von 22,1 Milliarden Euro. Für mehr als 85.000 Mitarbeitende in 65 Ländern eröffnen wir zukunftsweisende Perspektiven, verwirklichen individuelle Karrierewege und ermöglichen kreative Freiräume. Dies gelingt durch Mut, Vielfalt und den festen Willen, die anspruchsvollen Herausforderungen unserer Zeit sicherer und inklusiver zu gestalten. Mit unserer nachhaltigen, werteorientierten Personalführung treten wir aktiv für Diversität ein. Say HI* – Dein Weg zu uns Wenn die Zeichen der Zeit auf Veränderung stehen, sind unsere internationalen Teams da, um der Komplexität von heute mit den branchenführenden Technologien von morgen zu begegnen. Bist Du dabei? Deine Ansprechpartnerin Maria Gaissert freut sich schon auf Deine Online-Bewerbung über unser Karriereportal. Maria Gaissert – Talent Acquisition Partnerin #LI-MG1 +49 172 8281399 *Human Intelligence