Assistenz Vorstand & Geschäftsführung (w/m/d)

Ihre Aufgaben

Sie möchten Verantwortung übernehmen, Dinge zuverlässig organisieren und dabei Einblicke in die Arbeit von Vorstand und Geschäftsführung erhalten? Dann erwartet Sie bei uns eine abwechslungsreiche Position an einer zentralen Schnittstelle unseres Vereins.

Sie sorgen dafür, dass organisatorische Abläufe reibungslos funktionieren, behalten verschiedene Themen im Blick und unterstützen Vorstand und Geschäftsführung im Tagesgeschäft. Die Position verbindet klassische Assistenzaufgaben mit der Möglichkeit, sich in neue Themen einzuarbeiten und gemeinsam mit der Rolle weiterzuentwickeln.

• Organisation und Durchführung aller anfallenden Assistenz- und Sekretariatsaufgaben für Vorstand und Geschäftsführung
• Terminmanagement sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Sitzungen
• Erstellung von Protokollen, Korrespondenz, Präsentationen und weiteren Unterlagen
• Planung und Organisation von Dienstreisen einschließlich Reisekostenabrechnung
• Organisation und Begleitung interner und externer Veranstaltungen
• Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses zwischen Vorstand, Geschäftsführung und den Fachbereichen
• Eigenständige Koordination und Nachverfolgung von Aufgaben und Themen
• Übernahme organisatorischer Sonderaufgaben

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein abgeschlossenes Studium oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erste Berufserfahrung in einer Assistenz-, Koordinations- oder organisatorischen Funktion ist von Vorteil, aber keine Voraussetzung.
• Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick und eine strukturierte Arbeitsweise
• Fähigkeit, Zusammenhänge schnell zu erfassen und Prioritäten zu erkennen
• Eigeninitiative sowie Freude daran, Themen selbstständig voranzubringen
• Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
• Diskretion, Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Teamfähigkeit

Was die Position besonders macht

Wir suchen eine Persönlichkeit, die nicht nur organisiert, sondern mitdenkt. Jemanden, der Themen im Blick behält, Verantwortung übernimmt und Aufgaben eigenständig begleitet.
Mit der Weiterentwicklung unserer Organisation und der Rolle können sich perspektivisch zusätzliche Verantwortungsbereiche ergeben. Die konkrete Ausgestaltung hängt dabei auch von Ihren Interessen, Stärken und Ihrer Entwicklung ab.
Gleichzeitig entwickeln wir unsere Arbeitsweisen kontinuierlich weiter. Dazu gehört auch der zunehmende Einsatz digitaler und KI-gestützter Werkzeuge. Wir suchen daher eine Person, die Veränderungen offen begegnet, Neues ausprobieren möchte und Freude daran hat, die zukünftige Ausgestaltung der Rolle mitzuprägen.

Wir bieten

• Vergütung - es geht schließlich auch ums Geld: Bei uns erhalten Sie Urlaubs- und Weihnachtsgeld sowie vermögenswirksame Leistungen.
• Urlaub - nur mit Auszeit geht es gut: Freuen Sie sich auf mindestens 30 Tage Urlaub im Jahr.
• Altersvorsorge - früher an später denken: Sehr gerne unterstützen wir Ihre betriebliche Altersvorsorge mit finanziellen Zuschüssen.
• Mobilität - treibt uns an: Wir bieten Ihnen einen Fahrtkostenzuschuss, Jobrad sowie eine verkehrsgünstige Lage.
• Mitarbeiterrabatte - Ihre exklusiven Extras: Vergünstigungen auf alle ADAC eigenen Leistungen, Rabatte bei unserem Warensortiment und unseren Reiseveranstaltern.
• Freiwillige Sozialleistungen - bei uns ist mehr drin: Sie profitieren von Gesundheitsangeboten, Zuschuss zu einer Bildschirmarbeitsplatzbrille, Zuschuss zum Zahnersatz, zusätzlichen Urlaubstagen und bezahlten freien Tagen am 24. und 31.12.