Mitarbeiter*in am Empfang (m/w/d)

DAS DUALE HOCHSCHULSTUDIUM MIT ZUKUNFT.

Die Duale Hochschule Baden-Württemberg (DHBW) ist mit rund 33.000 Studierenden an neun Studienakademien und drei Campus sowie dem Center for Advanced Studies die größte Hochschule Baden-Württembergs. Gemeinsam mit 9.000 ausgewählten Unternehmen sowie sozialen und gesundheitsnahen Einrichtungen sorgt die DHBW für einen in Theorie und Praxis exzellent qualifizierten Fach- und Führungskräftenachwuchs in den Bereichen Wirtschaft, Technik, Sozialwesen und Gesundheit.

Seit 1. Januar 2023 ist sie Teil der dualen European University EU4Dual.

Die Verwaltung der Dualen Hochschule Baden-Württemberg mit Sitz im Herzen Stuttgarts übernimmt zentrale Aufgaben in Hochschulverwaltung, akademischen Angelegenheiten und IT-Services. Rund 150 Mitarbeitende profitieren hier von einem modernen Arbeitsumfeld und vielfältigen Möglichkeiten zur Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben. Die DHBW ist seit 2012 mit dem Zertifikat „audit familiengerechte hochschule“ ausgezeichnet und stärkt mit dem Re-Organisationsprozess „Administration@DHBW“ ihre Rolle als zukunfts- und serviceorientierte Hochschule. Ziel ist ein effizienter Verwaltungsservice aus einer Hand: nah an den Studienakademien und in hoher Qualität.

Es ist folgende Stelle zu besetzen:

Mitarbeiter*in am Empfang (m/w/d)

Stellenbeginn: nächstmöglicher Zeitpunkt

Arbeitsort: Stuttgart

Stellenumfang: 80 % (31,6 Stunden pro Woche)

Dauer: unbefristet

Vergütung: bis zur Entgeltgruppe 5 TV-L

Verfahrensnummer: 1888

Aufgaben

Sie sind erste*r Ansprechpartner*in für Gäste, Repräsentant*innen unserer Dualen Partner, Sitzungsteilnehmer*innen und sonstige Besucher*innen der Verwaltung des Präsidiums. Zu Ihrem Aufgabenprofil gehören folgende Tätigkeiten:

• Zugangskontrolle im Eingangsbereich, interne Zuordnung der Gäste sowie Erteilung von Auskünften
• Koordination und Organisation der Sitzungsräume sowie deren Bewirtung
• Zuständigkeit für die Telefonzentrale sowie für die Postannahme, -verteilung und -versand
• Bearbeitung des elektronischen Posteingangs
• als interne*r Dienstleister*in unterstützen Sie je nach Bedarf auch die Dokumentenverarbeitung, -ablage und -archivierung der Verwaltung des DHBW Präsidiums

Profil

• Sie verfügen über einschlägige Berufserfahrung als Empfangssekretär*in, in der Telefonzentrale, der Postbearbeitung und im Bereich der Bewirtung.
• Neben Ihrem Organisationstalent zeichnet Sie Ihr versierter Umgang mit Microsoft Office Produkten aus.
• Dazu verfügen Sie über eine gute mündliche Ausdrucksweise und können idealerweise auch auf Englisch Auskunft geben.
• Selbst in hektischen Zeiten bewahren Sie den Überblick und wissen, Prioritäten zu setzen.
• Als freundliche und aufgeschlossene Person stellen Sie sich gerne neuen Herausforderungen und finden sich schnell in neue Prozesse ein.

Wir bieten

• flexible und familienfreundliche Arbeitszeitmodelle
• nach der Einarbeitungsphase die Möglichkeit, mobil zu arbeiten
• eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit an der größten Hochschule Baden-Württembergs
• Gestaltungsspielraum und interdisziplinäre Zusammenarbeit im Team, inkl. gezielter Einarbeitung in Ihr neues Aufgabenfeld
• Vergütung nach dem TV-L inkl. Jahressonderzahlung und einer betrieblichen Altersvorsorge (Zusatzversorgung) sowie ein Zuschuss zu vermögenswirksamen Leistungen
• 30 Tage Urlaub bei Vollzeit, zusätzlich 24.12. und 31.12. als dienstfreie Tage
• zahlreiche Angebote zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung an unserem Zentrum für Hochschuldidaktik und lebenslanges Lernen (ZHL)
• betriebliches Gesundheitsmanagement
• eine Unterstützung Ihrer Mobilität beruflich und privat mit dem JobTicket BW (Zuschuss für den ÖPNV) sowie der Möglichkeit des Job-Rad-Leasing über JobBike BW

Die Stelle ist grundsätzlich teilbar. Bitte geben Sie Ihren gewünschten Beschäftigungsumfang an.

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