Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Die zu besetzende Stelle ist eine zentrale Position im Unternehmen, die eine Doppelfunktion vereint: operative Büro- und Projektassistenz einerseits sowie direkte Unterstützung der Geschäftsführung andererseits. Du agierst als erste Anlaufstelle für Mitarbeitende, Kunden und externe Partner und repräsentierst das Unternehmen nach innen wie nach außen. Neben ausgeprägten sozialen und kommunikativen Fähigkeiten ist die Bereitschaft, digitale und KI-gestützte Arbeitsmittel aktiv in den Arbeitsalltag zu integrieren, ein wesentliches Kriterium.

Das bieten wir dir

• überdurchschnittlich attraktive Vergütung und 30+x Urlaubstage
• wir fördern dich bei deiner fachlichen Weiterbildung und deiner beruflichen Entwicklung
• Rechenpower und neueste Hard- und Software
• Top Büros in zentraler Lage (Villa im Herzen von Stuttgart / Rheinblick in Köln)
• Bioobst, Getränke, JobRad oder JobTicket
• regelmäßige Teamevents, wie Projektbesichtigungen und gemeinsames Essen
• persönliche, individuelle Einarbeitungsphase mit direktem Ansprechpartner
• eine gute Work-Life-Balance (Arbeitsleistung unter Einhaltung der Regelarbeitszeit)

Deine Aufgaben

• Organisation und eigenständige Durchführung allgemeiner Büro- und Verwaltungsaufgaben
• Betreuung und Administration der Mitarbeiter-Benefits (z. B. JobRad, Jobticket)
• Unterstützung der Projektleiter in der Organisation und Koordination von Dienstreisen
• Empfang und Betreuung von Besuchern, Kunden und Geschäftspartnern
• Annahme und Weiterleitung von Telefonaten sowie erste Anlaufstelle für interne und externe Anfragen
• Freundliche, professionelle und repräsentative Kommunikation als Aushängeschild des Unternehmens
• Pflege interner Kommunikationskanäle und Verteiler
• Unterstützung der Geschäftsleitung in der schriftlichen und elektronischen Korrespondenz
• Koordination und Verwaltung der Kalender der Geschäftsleitung
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen einschließlich Protokollführung
• Vorbereitung personalbezogener Unterlagen (u. a. Arbeitsverträge, Abrechnungen für Studierende, Praktikant:innen und Auszubildende)
• Kommunikation mit der Lohnbuchhaltung (externer Steuerberater)
• Pflege, Verwaltung und Digitalisierung von Personalakten
• Projektcontrolling sowie Mitwirkung bei der Vorbereitung der Liquiditätsplanung
• Erstellung von Ausgangsrechnungen und Durchführung des Mahnwesens
• Vorbereitung und Zusammenstellung der Buchhaltungsunterlagen für den externen Steuerberater

Das wünschen wir uns

• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und sicheres, freundliches Auftreten
• Hohe Diskretion und Vertraulichkeit im Umgang mit sensiblen Personal- und Unternehmensdaten
• Selbständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Flexibilität und Belastbarkeit in einem dynamischen Arbeitsumfeld
• Zuverlässigkeit und hohes Verantwortungsbewusstsein
• Erfahrung in Büroorganisation, Assistenz- oder Verwaltungstätigkeiten
• Grundkenntnisse in Buchhaltung und Personaladministration von Vorteil
• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen (MS Office / 365)
• Aktive Bereitschaft, KI-gestützte Werkzeuge im Arbeitsalltag einzusetzen und weiterzuentwickeln
• Interesse an der Nutzung von Sprachmodellen für Korrespondenz, Dokumentenmanagement und Recherche
• Offenheit, digitale Prozesse mitzugestalten und Optimierungspotenziale zu erkennen

Haben wir dein Interesse geweckt? Dann nix wie los, schick uns deine digitale Bewerbung! Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen und mit dir nachhaltige Gebäude als Beitrag zur Klimaneutralität umzusetzen. Noch Fragen? Dein Ansprechpartner ist Marcus Ebeling.

PKi
holistic engineering
Marcus Ebeling
Marienstr. 37
70178 Stuttgart
Tel.: +49 711 20709396

Über uns

PKi steht für gute Energie – dies gilt sowohl für unsere Projekte als auch für unser Team. Wir planen und realisieren nachhaltige Energiekonzepte für anspruchsvolle Projekte, die den Menschen und der Umwelt gleichermaßen zugutekommen. Unser Herausstellungsmerkmal ist die ganzheitliche Betrachtung. Hierbei spielt neben der Technischen Gebäudeausrüstung auch die Bauphysik eine entscheidende Rolle bei der Energiekonzeptentwicklung.

Dabei arbeiten wir in einer angenehmen Arbeitsatmosphäre mit tollen Kolleginnen und Kollegen. Wir kommunizieren offen, ehrlich und direkt im gesamten Team. Wir leben eine gute Fehlerkultur, tauschen uns über unsere Projekte aus und fördern laufend die Qualitätsverbesserung unserer Prozesse.

Digitalisierung ist bei uns selbstverständlich und erprobt, so haben wir z.B. lange bevor Homeoffice ein Begriff wurde, diese Arbeitsflexibiliät geschätzt und können auch aus großer räumlicher Distanz gut miteinander arbeiten. Bei IT-Werkzeugen, wie Rechnern, Bildschirmen, Mobilgeräten sowie Planungs- und Kommunikationssoftware kommen nur neueste Technologien zum Einsatz.

Bioobst und Getränke oder auch JobRad oder JobTicket warten auf dich. Unsere Vergütung ist überdurchschnittlich attraktiv, du hast 30+x Urlaubstage und der Begriff Work-Life-Balance wird bei uns nicht nur groß geschrieben, sondern gelebt.

Wenn du Berufsanfänger*in bist, bieten wir dir gerne die Chance für den Einstieg in das Arbeitsleben, denn nur so können auch wir immer wieder aufs Neue frisch bleiben.

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