Mitarbeiter/-in Abteilungsleitung (m/w/d)

Mitarbeiter/-in Abteilungsleitung (m/w/d)

Wir suchen Sie für das Referat Verwaltungskoordination, Kommunikation und Internationales im Geschäftskreis des Oberbürgermeisters bei der Abteilung Querschnittsaufgaben und Anregungsmanagement. Die Stelle ist unbefristet zu besetzen.

Die Stelle ist der Abteilungsleitung zugeordnet. Sie agieren hier an einer Nahtstelle zwischen den Bürger/-innen, dem Gemeinderat und dem Oberbürgermeister sowie den verschiedenen städtischen Stellen – also in einem zentralen, sehr anspruchsvollen, arbeitsintensiven und vielseitigen Aufgabengebiet.

• Sie unterstützen die Abteilungsleitung umfassend bei der Aufgabenerfüllung
• Zu Ihren Aufgaben gehören verschiedene Assistenzarbeiten, insb. die Koordination von Terminen einschließlich deren Vor- und Nachbearbeitung, das Bearbeiten der Post bzw. E-Mails sowie zum Teil auch das Erstellen von Texten nach Diktat
• Darüber hinaus gehört insb. die eigenständige Vorbereitung verschiedener Schreiben bzw. E-Mails und das Erheben bzw. Recherchieren der dazu nötigen Informationen zu Ihren Aufgaben; wobei Sie mit einem breiten Spektrum von organisatorischen Fragen wie auch Anliegen aus der Bürgerschaft befasst sind und zahlreiche Telefonate führen
• Sie haben Kontakte zu Bürger/-innen, Beschäftigten der Stadt, aber auch zu Persönlichkeiten des öffentlichen Lebens – oft sind Sie erste Anlaufstelle am Telefon und dafür verantwortlich, dass die jeweiligen Anliegen korrekt aufgenommen werden; Sie beantworten diese dann zum Teil selbst oder geben sie an die zuständigen städtischen Stellen weiter, damit sie dort weiterverfolgt werden; zusätzlich empfangen und betreuen Sie Gäste des Referats und auch des Oberbürgermeisters

Eine Änderung oder Ergänzung des Aufgabengebiets bleibt vorbehalten.

• Eine erfolgreich abgeschlossene, anerkannte dreijährige Ausbildung im Verwaltungs- oder Sekretariatsbereich (z. B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder Verwaltungsfachangestelle/-r) oder eine vergleichbare Qualifikation
• Souveränes Beherrschen der deutschen Sprache in Wort und Schrift in Verbindung mit sehr guten Ausdrucks- und Kommunikationsfähigkeiten – d. h. Sie formulieren gerne und schaffen es, auch schwierige Sachverhalte mit den passenden Worten und in angemessener Form „auf den Punkt zu bringen“; daneben sind gute Englischkenntnisse von Vorteil
• Fundierte Kenntnisse und Erfahrungen im Umgang mit MS-Office 365, Videokonferenzanwendungen und Internetrecherchen sowie die Bereitschaft, sich hier kontinuierlich weiterzubilden und bei neuen Anwendungen im Sinne der Digitalisierung einzubringen
• Eine strukturierte Arbeitsweise, die geprägt ist von einem „Blick fürs Wesentliche“, Zuverlässigkeit, Sorgfalt, Verantwortungsbewusstsein, Eigeninitiative und Teamorientierung sowie die Bereitschaft, die Arbeitszeiten entsprechend dem Arbeitsanfall flexibel zu gestalten
• Sicheres und freundliches Auftreten, Verhandlungsgeschick und Diskretion; Interesse am politischen Geschehen
• Wünschenswert sind mehrjährige Erfahrungen in den oben genannten Aufgabengebieten wie auch Kenntnisse über die Strukturen und Abläufe einer großen Verwaltung, nach Möglichkeit im öffentlichen Dienst

• Weil Sicherheit und Wertschätzung zählen: ein zukunftssicherer Arbeitsplatz, betriebliche Altersvorsorge und Jahressonderzahlung, Stuttgart-Zulage für Tarifbeschäftigte, attraktive Personalwohnungen im Stadtgebiet Stuttgart
• Work-Life-Balance: flexible Arbeitszeitmodelle und die Möglichkeit, teilweise mobil bzw. im Homeoffice zu arbeiten, Gesundheitsmanagement und Sportangebote
• Gemeinsam wachsen: persönliche und fachliche Weiterentwicklung durch unseren BildungsCampus
• Umweltfreundlich unterwegs: ein Zuschuss zum Deutschlandticket, das Fahrradleasing-Angebot "StuttRad"
• Kleine Extras, die Großes bewirken: vergünstigtes Mittagessen, Rabatte und Angebote über Corporate Benefits

Wir bieten Ihnen eine Stelle der Entgeltgruppe 9a TVöD.

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