Empfangsmitarbeiter:in - Patient Care & Front Desk (m/w/d)

Wir suchen neue und engagierte Kolleg:innen (m/w/d) für den Bereich Patient Care & Front Office. In dieser Rolle bist du die erste Ansprechperson für unsere Patient:innen und sorgst für einen professionellen, reibungslosen Ablauf im Praxisalltag.

Bisher keine Erfahrung im medizinischen Empfang? Quereinsteiger willkommen! Während deiner Einarbeitung lernst du alles, was du für die Ausübung der Tätigkeit benötigst.

Die Tätigkeit verbindet klassische Empfangs- und Verwaltungstätigkeiten einer Arztpraxis mit einem deutlich höheren Service- und Betreuungsanspruch. Neben organisatorischen Abläufen und der Arbeit am PC spielen auch zwischenmenschliche Kommunikation, Aufmerksamkeit und ein professioneller Umgang mit Menschen eine zentrale Rolle.

Ein großer Teil der Arbeit findet am PC statt – beispielsweise bei der Terminorganisation, Patientenaufnahme oder administrativen Abläufen. Gleichzeitig begleiten wir unsere Patient:innen deutlich persönlicher als in vielen klassischen Arztpraxen: freundliche Gespräche, ein professioneller Empfang, Aufmerksamkeit im Detail und ein serviceorientierter Umgang gehören fest zu unserem Praxisalltag.

Die Tätigkeit erfordert ein hohes Maß an organisatorischem Verständnis, Kommunikationsfähigkeit sowie einen sicheren Umgang mit digitalen Systemen. Ein abgeschlossenes Abitur oder Fachabitur ist daher von Vorteil.

Aufgabenbereiche

• Empfang sowie herzliche und persönliche Betreuung unserer Patient:innen

• Aufnahme und administrative Betreuung von Patient:innen

• Organisation und Koordination von Terminen (vor Ort, telefonisch und per Chat)

• Arbeit mit Praxissoftware sowie Bearbeitung administrativer Abläufe am PC

• Telefonische Kommunikation mit Patient:innen

• Sicherstellung eines professionellen, strukturierten und serviceorientierten Empfangsbereichs

• Getränke-Service und Betreuung unserer Patient:innen vor Ort

• Unterstützung der Ärzt:innen im organisatorischen Praxisalltag (z. B. kleine Abstimmungen, Vorbereitung von Getränken oder Unterstützung bei organisatorischen Abläufen)

• Sicherstellung von Ordnung, Struktur und Servicequalität im Wartebereich

Über CAELISTIC Group

CAELISTIC ist eine ärztlich geführte Praxis mit zwei Standorten in Ulm und Stuttgart. Seit unserer Gründung im Jahr 2021 zählen wir zu den führenden Adressen für Ästhetische Medizin, Health und Longevity im süddeutschen Raum sowie in der Schweiz und Österreich. Wir behandeln jährlich über 5.000 Patienten und erwirtschaften einen Jahresumsatz von mehr als 3 Millionen Euro.

Unsere Arbeit folgt einem strukturierten, medizinisch verantworteten Ansatz mit klaren Zuständigkeiten, standardisierten Abläufen und einem hohen Qualitätsanspruch. Der Standort Stuttgart ergänzt unser bestehendes Angebot in Ulm und folgt dabei derselben strukturierten, ärztlich geführten Systematik.

Wir suchen gezielt Fachkräfte, die Verantwortung übernehmen und unsere Standards verbindlich umsetzen. Unsere Praxisräume in Ulm und Stuttgart umfassen insgesamt über 1.000 m² und sind modern, funktional und auf effizientes Arbeiten ausgerichtet. Klare Führungsebenen, kurze Wege und verbindliche Entscheidungen sorgen für Orientierung, Stabilität und ein verlässliches Arbeitsumfeld. CAELISTIC richtet sich an Mitarbeitende, die Strukturen schätzen, ihre Aufgaben ernst nehmen und langfristig auf professioneller Basis arbeiten möchten – nicht nur für heute, sondern mit Perspektive.

Gehalt

3.500 – 3.800 €(abhängig von Qualifikation und Erfahrung), ergänzt durch Zuschüsse und Extras.


Langfristige Weiterentwicklungs- und Aufstiegsmöglichkeiten sind vorhanden.

Wir bieten

Sicherer Arbeitsplatz: Jede Einstellung ist auf eine langfristige Zusammenarbeit ausgelegt. Ziel ist eine unbefristete Übernahme. Die Übernahmequote liegt aktuell bei über 95 %.

Planbare Arbeitszeiten: Unsere Dienstpläne werden frühzeitig erstellt – für dich bedeutet das feste Strukturen, echte Planbarkeit und keine bösen Überraschungen.

Modernes Arbeitsumfeld: Unsere Praxisräume sind modern, hell und ästhetisch gestaltet – ein Umfeld, das motiviert und in dem man sich wohlfühlt.

Faire Chefebene: Kurze Wege, klare Entscheidungen und ein offenes Ohr: Bei uns zählt ein respektvoller Umgang auf Augenhöhe.

Starkes Miteinander: Wir arbeiten als Team in einem wertschätzenden Umfeld. Jede:r unterstützt die anderen – Professionalität und Zusammenhalt gehen bei uns Hand in Hand.

Die Tätigkeit erfolgt im Rahmen unserer Praxisöffnungszeiten von Montag bis Samstag.
Die Dienstplanung erfolgt frühzeitig und mit klaren Strukturen, sodass eine verlässliche Planbarkeit gewährleistet ist.

Stellenanforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Büromanagement, Hotelfach, Praxismanagement) oder vergleichbare Erfahrung im Empfangs-, Service- oder Verwaltungsbereich

• Abitur oder Fachabitur von Vorteil

• Organisationsstärke sowie eine strukturierte und verantwortungsbewusste Arbeitsweise

• Freundliches, professionelles und serviceorientiertes Auftreten im Patientenkontakt

• Gepflegtes Erscheinungsbild sowie ein hohes Maß an Diskretion und Professionalität

• Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit in deutscher Sprache

• Klare Kommunikation und sichere telefonische Umgangsformen

• Aufmerksamkeit für Details sowie ein ausgeprägtes Gespür für Service und Patientenbetreuung

• Schnelle Auffassungsgabe, Zuverlässigkeit und hohe Disziplin

• Fähigkeit, bestehende Abläufe und Standards zuverlässig umzusetzen