Site Administration Officer (m/w/d)

Als inhabergeführtes Systemhaus für intelligente Gebäudetechnik (100 Mitarbeitende / mehrere Standorte) setzen wir für unsere namhaften Kunden aus der Industrie und dem öffentlichen Sektor deutschlandweit anspruchsvolle Projekte in den Bereichen Rechenzentren, Informationstechnik und Energie um. Für die Unterstützung unserer Baustellen- und Projektteams suchen wir ab sofort für ein unbefristetes Arbeitsverhältnis eine engagierte, organisationsstarke und kommunikationssichere Persönlichkeit (m/w/d) mit Reisebereitschaft (3-5 Tage/Woche bundesweit) in Vollzeit .

Aufgaben

In dieser abwechslungsreichen Schnittstellenfunktion übernimmst Du die Verantwortung für administrative und organisatorische Prozesse, koordinierst die Zusammenarbeit zwischen Baustelle und Projektteam und trägst maßgeblich zu einem reibungslosen Projektablauf sowie einer positiven Arbeitsumgebung bei.

Zentrale Inhalte Deiner Arbeit sind u.a.:

• Organisation und Koordination administrativer Prozesse wie Zeiterfassung, Berichtswesen, Datenpflege, Dokumentenmanagement sowie Unterstützung der Projekt- und Personaladministration
• Verantwortung für die Organisation und den reibungslosen Betrieb des Büro- und Projektstandorts, einschließlich Materialmanagement, Büroinfrastruktur, Arbeitsplatzgestaltung und kontinuierlicher Verbesserung der Arbeitsumgebung
• Erstellung und Pflege von Auswertungen, Statistiken und Reports sowie Vorbereitung, Protokollierung und Nachbereitung von Meetings und Besprechungen
• Betreuung neuer Mitarbeitender im Onboarding-Prozess und Unterstützung bei organisatorischen, kulturellen sowie administrativen Fragestellungen während ihres Einsatzes
• Zentrale Schnittstellenfunktion zwischen Baustelle, Projektleitung und internen Fachbereichen wie HR, Payroll, IT, Einkauf und Fuhrpark zur Gewährleistung eines reibungslosen Informationsflusses
• Unterstützung des Projektalltags durch Reiseorganisation, IT- und Infrastrukturkoordination, Organisation von Teamaktivitäten sowie aktive Mitwirkung an Prozessverbesserungen und Maßnahmen zur Förderung von Mitarbeiterzufriedenheit und Wohlbefinden

• Grundvoraussetzungen für diese Stelle sind
  • ist eine nachweisbare Erfahrung im operativen oder administrativen Management von Bauprojekten
  • Bereitschaft zur Reise (mind. 4 Tage/Woche - bundesweit) und zum mobilen Arbeit in den Projekten
  • Ausgeprägte schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeit in mindestens Deutsch (C1/C2) und Englisch (C1/C2) mit klar verständlicher und effektiver Informationsvermittlung
  • Starke organisatorische Fähigkeiten, um Aufgaben effektiv zu priorisieren, Fristen einzuhalten und Projekte in einem dynamischen Umfeld termingerecht abzuschließen
  • Ausgezeichnete zwischenmenschliche und interkulturelle Fähigkeiten sowie vorbildlicher, sensibler und diplomatischer Umgang zur Förderung eines inklusiven Arbeitsplatzes mit Menschen unterschiedlichster Hintergründe

• Unbefristete Festanstellung in einem mittelständischen, expandierenden Unternehmen
• Flexible Arbeitszeitgestaltung durch Kernarbeitszeit und Möglichkeit zur zeitweisen Remotearbeit / Homeoffice
• Eigenes Fahrzeug auch zur privaten Nutzung (1%-Regelung)
• Erstattung von Auslöse und Spesen in Höhe der gesetzlichen Höchstsätze
• Individuell auf Dich abgestimmte Weiterentwicklungsmaßnahmen durch z.B. Schulungen und Fortbildungen
• Abwechslungsreiche Tätigkeit mit hohem Maß an Eigenverantwortung in einer zukunftssicheren Branche

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