Beschäftigte/n als Assistenz im Büro der Abteilungsleitung (w/m/d)

Das Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg ist für sämtliche Hochschulen des Landes, den größten Teil der außeruniversitären Forschungseinrichtungen, die Einrichtungen der Universitätsmedizin, die wissenschaftlichen Bibliotheken und Archive sowie bedeutende Kunsteinrichtungen Baden-Württembergs zuständig. Mit seinen rund 370 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern unterstützt das Ministerium die Arbeit dieser Institutionen, fördert Innovationen, initiiert Reformen und trägt damit zur Zukunftsgestaltung des Landes Baden-Württemberg bei.

Wir suchen ab sofort befristet für die Dauer von zwei Jahren eine / einen

Beschäftigte/n als Assistenz im Büro der Abteilungsleitung (w/m/d)
in der Abteilung Kunst und Kultur.

Ihre Aufgaben:
• Sie koordinieren für die Abteilungsleiterin Termine, Meetings und Video-Konferenzen und führen den Terminkalender.
• Sie unterstützen die Abteilungsleitung bei der Organisation von Meetings.
• Sie planen Dienstreisen und erstellen die Reisekostenabrechnung.
• Sie erledigen den Telefonverkehr und übernehmen allgemeine Sekretariatsaufgaben.
• Sie empfangen Gäste und Besucher.
Wir bieten :
• ein befristetes Beschäftigungsverhältnis (Elternzeitvertretung) mit einer für die Tätigkeit im Büro der Abteilungsleitung übertariflichen Vergütung nach EG 7 TV-L.
• eine abwechslungsreiche Aufgabenstellung.
• flexible Arbeitszeiten und familienfreundliche Arbeitszeitmodelle, zertifiziert nach Audit Beruf und Familie.
• einen verkehrsgünstig gelegenen Arbeitsplatz im Zentrum von Stuttgart.
• die Unterstützung Ihrer Mobilität mit dem JobTicket BW und JobBike BW.
• ein umfangreiches Gesundheitsmanagement.
• ein vielfältiges Fortbildungsangebot.

Ihr Profil:
• Sie verfügen über eine Ausbildung im Verwaltungs- oder Sekretariatsbereich (z.B. Fachangestellte/r für Bürokommunikation, Justiz- oder Verwaltungsangestellte/r) oder über eine kaufmännische Ausbildung.
• Sie begeistern sich für Kunst und Kultur, zum Beispiel für Theater, Kleinkunst, Pop, Literatur, Museen und Ausstellungen etc.
• Sie sind kommunikativ im direkten und fernmündlichen Kontakt innerhalb wie außerhalb des Hauses.
• Sie sind routiniert in der Terminabstimmung und selbständig in der Planung und Organisation von Dienstreisen.
• Sie besitzen sehr gute Kenntnisse im MS-Office-Bereich.
• Sie sind eigeninitiatives und selbstständiges Arbeiten gewohnt.
• Sie bleiben offen, kommunikativ und zugewandt, selbst in stressigeren Situationen.

Das Aufgabengebiet ist grundsätzlich teilbar - auch Tandembewerbungen sind erwünscht. Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Bitte reichen Sie Ihre Bewerbung unter Angabe des Aktenzeichens 12-0305.3-8/9 mit aussagefähigen Unterlagen bis zur Bewerbungsfrist: 29.09.2025 in unserem Bewerbungsportal ein. Aus Verwaltungs- und Kostengründen werden Ihre Bewerbungsunterlagen nicht zurü

Für nähere Auskünfte zum Besetzungsverfahren steht Ihnen Herr Dr. Wuttke (0711 279-3020) gerne zur Verfügung. Bei Fragen zum Aufgabenbereich wenden Sie sich bitte an Frau Dr. Rose (0711 279-2950).

Vertragsart: Befristet
Beschäftigungsart: Vollzeit
Bewerbung bis: 29.09.2025

Informationen zur Datenerhebung und -verarbeitung finden Sie auf unserer Homepage unter: